I den tredje och sista delen av vår artikelserie "Den strategiska styrelsen" tittar vi på styrelsesamarbete. Vi fördjupar oss i vikten av samarbete inom styrelsen, vad det innebär i praktiken, konsekvenser, fördelar och nackdelar. Vi tittar också på ordförandens roll för att underlätta ett gott samarbete och hur han eller hon arbetar med samarbete både inom styrelsen och utanför styrelserummet.
Varför är det viktigt med samarbete inom en styrelse?
Samarbetet inom en styrelse är avgörande för att styrelsen ska kunna fullgöra sitt uppdrag och för att bolaget och styrelsen ska kunna nå sina mål. Ett effektivt samarbete innebär bland annat att gruppen kan arbeta tillsammans mot gemensamma mål, dela information på ett transparent sätt och även använda ledamöternas kompetens och kunskap för att fatta välgrundade beslut.
Styrelsens uppgift är att ge bolaget en strategisk inriktning, att omsätta ägardirektiv till strategi och att sedan se till att ledningen omsätter strategin i handling. Styrelsen spelar en viktig roll i bolagsstyrningsfunktionen. Samarbetet inom styrelsen är därför av avgörande betydelse för ett företags övergripande framgång.
Effekter av icke-fungerande samarbete
- Dåligt beslutsfattande: Den viktigaste och mest primära aktiviteten, beslutsfattandet, kan bli lidande om styrelsen inte har ett fungerande beslutsfattande. När beslutsfattandet påverkas är det både tids- och resurskrävande och leder till en allmän otydlighet i styrelsen. Viktiga diskussionspunkter som kan vara avgörande för bolagets framtid kan därmed läggas på is och bolagets strategiska inriktning försvagas.
- Konflikter: När det inte finns ett fungerande samarbete inom styrelsen ökar risken för konflikter och tvister. Denna typ av miljö är skadlig och kan påverka styrelsens förmåga att agera sunt i linje med styrelsens skyldigheter.
- Minskat förtroende: Om en styrelse har svårt att samarbeta kan det leda till minskat förtroende, både internt och externt. Internt kan det innebära att bolagets anställda inte känner att styrelsen agerar i bolagets bästa intresse. Det kan leda till ett minskat engagemang för att genomföra operativa aktiviteter. Externt kan förtroendet minska, inte minst bland investerare som vill försäkra sig om att bolagsstyrningen agerar i bolagets bästa intresse.
Vad innebär ett gott samarbete?
Ett gott samarbete är flerdimensionellt och kännetecknas av flera olika aspekter, som vi kommer att ta upp selektivt i följande avsnitt.
- Förtroende: En väl fungerande styrelse består av ledamöter som litar på varandras kompetens och kunskap. De tror på varandras förmågor och att alla kan ge ett värdefullt bidrag till styrelsen och bolaget.
- Effektiv kommunikation: Kommunikation är nyckeln till en samarbetsstyrelse; kommunikationen måste ständigt flöda inom gruppen. Det innebär att styrelsen också måste kunna ta upp svåra ämnen på ett konstruktivt sätt. För att kommunikationen ska vara effektiv krävs också engagemang utanför styrelserummet.
- Strävan efter gemensamma mål: Samarbete bygger på en gemensam vision. Därför måste styrelseledamöterna arbeta tillsammans mot samma mål i linje med företagets vision.
- Ansvarsskyldighet: Alla medlemmar måste hålla sig själva och varandra ansvariga för beslut och aktiviteter. Detta innebär att man måste ta ansvar för misstag och samarbeta för att lösa problem.
- Förmåga att ge och ta emot konstruktiv återkoppling: Ett samarbetsklimat är ett tillåtande klimat, och det bygger på att ledamöterna har förmåga att ge och ta emot konstruktiv återkoppling. Detta höjer kvaliteten på alla diskussioner och underlättar ett bättre beslutsfattande.
- Tydliga ansvarsområden: För att arbetet ska fungera väl krävs en tydlig ansvarsfördelning mellan ledamöterna. Ordföranden har befogenhet att fördela ansvarsområden och har det största ansvaret för att säkerställa styrelsens arbete.
5 tips för att öka chanserna till ett bra samarbete
- Ordföranden bör ställa tydliga krav på samarbete och hur gruppen ska arbeta tillsammans för att uppnå bästa resultat. Ordföranden har det yttersta ansvaret för att skapa en kultur och miljö för samarbete och för att kommunicera förväntningarna till ledamöterna. Samarbete bör därför vara ett kärnvärde för styrelsen och genomsyra dess arbete.
- Använd teknik och verktyg som underlättar samarbetet mellan ledamöterna. Som nämnts i tidigare artiklar kan teknik förbättra styrelsens arbete genom att effektivisera deras arbete. Detsamma gäller för att förbättra och underlätta samarbetet. Om medlemmarna har en plattform som gör information lättillgänglig ökar chanserna för samarbete och deltagande.
- Hitta effektiva kommunikationskanaler. För att öka chanserna till ett bra samarbete krävs god kommunikation. Illusionen är att god kommunikation kan göras och avslutas, medan den måste vara kontinuerlig för att vara effektiv. Detta innebär att styrelsen måste etablera bra och säkra kommunikationskanaler, inte bara för de medlemmar som är involverade i bolaget utan även för de som är externa.
- Sätt upp tydliga aktiviteter och deadlines. För att styrelsen ska kunna genomföra sina åtaganden på bästa möjliga sätt underlättar det om de har upprättat en tydlig plan för sitt arbete. Det innebär att de har ett tydligt ramverk för sina aktiviteter och tillhörande deadlines. Planen säkerställer att ledamöterna och styrelsen är ansvariga för sina prestationer och därmed för hur väl de arbetar tillsammans.
- Utvärdera styrelsen kontinuerligt. Genom att utvärdera styrelsens nuvarande situation på ett systematiskt sätt och över tid får ledamöterna en chans att uttrycka sina åsikter på ett öppet sätt. På så sätt kan styrelseteamet identifiera svaga länkar och förbättringsområden i sitt samarbete.
Samarbete utanför styrelserummet
Som nämndes i föregående avsnitt har styrelseordföranden det yttersta ansvaret för att underlätta och säkerställa ett gott samarbete, vilket innebär en förmåga att kommunicera och skapa tydliga förväntningar inom styrelsen. Och detta ansvar sträcker sig även utanför styrelserummet. Ordföranden fungerar som en länk mellan styrelsen, VD och ägarna. Detta ansvar bygger på ordförandens förmåga att samarbeta med de olika intressenterna. Samarbetet kan stärkas genom regelbundna möten, strategiutveckling, successionsplanering och utvecklingssamtal.
Samarbetet mellan styrelsen och andra intressenter inom bolagsstyrning och ledning är avgörande för ett företags framgång. Om de olika intressentgrupperna kan arbeta bra tillsammans ökar chanserna för bolaget. Resurser optimeras, förbättringsområden identifieras och strategiarbetet genomsyrar organisationen.
En sammanfattning av artikelserien
Artikelserien "Den strategiska styrelsen" har behandlat viktiga ämnen som ligger till grund för hur en styrelse kan arbeta strategiskt. Serien belyser tre olika aspekter: styrelsens sammansättning, effektiva möten och styrelsesamarbete. Genom att som styrelse se över och optimera dessa tre områden ökar chanserna för ett effektivt arbete.
Hur kan vi hjälpa dig?
Governance@work hjälper VD:ar, styrelser och ledningsgrupper att få kontroll över bolagsstyrningen. Genom en digital situationsanalys får du en överblick över dina förbättringsområden och din potential. Formatet är helt digitalt och kan enkelt säkerställa en konsekvent process över tid. Läs mer om våra olika utvärderingar och hur de kan hjälpa dig, eller kontakta oss om du vill veta mer.