Prestationsstyrning är en viktig del av alla organisationers verksamhet. Det handlar om att sätta upp tydliga mål, övervaka framstegen och ge feedback för att hjälpa medarbetare och team att nå sin fulla potential. För en styrelse är performance management avgörande eftersom det säkerställer att organisationen rör sig i rätt riktning. I den här artikeln går vi igenom hur viktigt det är med målstyrning för styrelser och ger tips om hur man bygger upp ett effektivt målstyrningssystem.
Förståelse för prestationsstyrning
Performance management är en process som organisationer använder för att bedöma och förbättra sina medarbetares prestationer. Det är en process för att säkerställa att en organisation kopplar samman företagets uppdrag med medarbetarnas arbete. Metoden syftar till att utveckla medarbetarna så att de kan prestera efter bästa förmåga, vilket innebär att en bra resultatstyrning fokuserar på att förbättra medarbetarnas kompetens så att de kan utföra sina arbetsuppgifter bättre. Detta kräver en god anpassning mellan varje medarbetares insats och organisationens mål. Performance management kännetecknas av en god och kontinuerlig kommunikation mellan chefer och medarbetare.
Vilka är målen med prestationsstyrning?
Målet med performance management är att förbättra medarbetarnas kompetens som är direkt relaterad till att förbättra deras jobb. Detta inkluderar:
- Mätning eller utvärdering av medarbetarnas prestationer mot fastställda standarder, och
- Hjälpa medarbetarna så att de får möjlighet att förbättra sig i sitt arbete framöver.
Eftersom performance management är en process som syftar till att anpassa individens, teamets och organisationens mål är det också en strategisk process. Performance management diskuteras ofta på nivån mellan medarbetare och chefer. Det är dock lika viktigt, om inte det viktigaste, att detta fungerar högre upp i organisationen, i styrelsen. I slutändan är det styrelsens strategier och mål som sipprar ner till resten av organisationen. Om styrelsen skapar tydliga mål och en övergripande förståelse för vad som är prioriterat för organisationen skapas också goda möjligheter för medarbetarna att lyfta sig och göra sitt bästa.
Varför prestationsstyrning är tillämpligt för styrelser
Ja, resultatstyrning är tillämpligt för styrelser, även om det, som tidigare nämnts, är vanligare att det diskuteras på de operativa nivåerna i en organisation. Som företagets styrande organ är det styrelsens ansvar att se till att företaget uppfyller sina mål och syften. Detta kan göras genom att använda sig av prestationsstyrningstekniker, till exempel genom att sätta upp prestationsmål och regelbundet övervaka och utvärdera bolagets framsteg mot att uppnå dessa mål. Genom att använda resultatstyrning kan styrelsen bidra till att säkerställa att företaget rör sig i rätt riktning och vidtar de åtgärder som krävs för att lyckas.
Den främsta fördelen med att använda prestationsstyrning för styrelser är att det kan bidra till att förbättra styrelsens övergripande effektivitet. Genom att sätta upp tydliga mål och regelbundet utvärdera styrelseledamöternas prestationer i förhållande till dessa mål kan organisationer säkerställa att styrelsen arbetar mot organisationens strategiska mål. Dessutom kan resultatstyrningen bidra till att identifiera områden där styrelseledamöterna kan behöva ytterligare utbildning eller stöd för att förbättra sina individuella prestationer. Detta kan i slutändan leda till bättre beslutsfattande och effektivare ledarskap på styrelsenivå, vilket ökar chanserna för att företaget ska bli framgångsrikt.
5 steg för att bygga upp en effektiv prestationsstyrning
I följande avsnitt beskrivs fem steg som du kan följa för att skapa en bra resultatstyrning:
1. Skapa en lista med visioner
Steg ett handlar om vad. Vad vill vi som team eller styrelse uppnå? I det här skedet är det därför viktigt att alla medlemmar i ett team eller en styrelse lyfter fram sina insikter om vad som fungerar och vad som inte fungerar. Alla bör delta och ge minst en synpunkt på vad som behöver göras eller vad som kan göras mer effektivt. Det andra steget är att rangordna vad som är viktigast för företaget just nu. När ni har gjort detta bör ni ha en lista med 5-15 saker att göra, skrivna i prioritetsordning.
2. Ange dina mål
Steg två handlar om hur. Vad behöver vi göra för att uppnå målen på vår visionslista? För att svara på detta skrivs handlingsbara mål för vart och ett av målen. Dessa mål ska säkerställa gapet mellan vision och verklighet, dvs. vad vi aktivt gör för att uppnå vårt mål och i slutändan vår vision. Helst ska de vara så specifika att de kan skrivas som att-göra-uppgifter och kan hänföras till en eller flera personer med en tidsram så att det är tydligt när målet ska uppnås.
3. Mät dina resultat
I detta steg bör vi ha en lista med handlingsbara uppgifter och alla bör veta vad de gör för att uppnå målen. När mål och syften har fastställts är det viktigt att regelbundet övervaka och utvärdera styrelsens resultat för att säkerställa att den är på rätt väg för att uppnå dessa mål. Detta kan göras med hjälp av prestationsmått, t.ex. finansiella indikatorer eller kundnöjdhetsnivåer.
4. Ha utvecklingssamtal, ge feedback och stöd
Detta steg handlar om att övervaka arbetsprocessen och detta kan göras genom att ha organiserade och konstruktiva möten. På mötet ska alla styrelseledamöter beskriva hur deras arbetsprocess har gått sedan det senaste mötet. De ska också rapportera om målen har följts upp som planerat. Syftet med dessa möten är att sänka tröskeln för att nå målen. Mötena ger utrymme för reflektion över oförutsedda händelser. Slutligen ska nya mål med delmål sättas upp för nästa möte.
Här är tre tips på hur du kan få dessa möten att få verklig effekt:
- Möten måste äga rum på en förutbestämd och regelbunden basis. För vissa styrelser är det mycket som ska göras på kort tid. Då kan det vara bra att ha ett sådant samtal en gång i månaden. För andra mål och styrelser behövs en längre tidsperiod och då kan det räcka med en gång i kvartalet.
- Varje mål måste ägas av någon, och den som äger ett mål är ansvarig för att det slutförs.
- Det måste vara möjligt att mäta resultatet av ett mål.
5. Erkännande och firande
Att ge människor bonus för att de slutför ett arbete är ett koncept som enligt de flesta studier har visat sig vara ineffektivt. Det är dock mycket lärorikt att ha ett system där framgångsrika lösningar uppmärksammas och firas tillsammans i styrelsen. Detta är ett koncept som har den goda egenskapen att det skapar en positiv process framåt.
Hur kan jag testa mitt kort?
Om du vill ha mer insikt i hur du kan förbättra ditt teams arbete och insatser så har vi på Governance@Work kan hjälpa dig! Gör en snabb bedömning av din styrelses nuvarande tillstånd med ett test som tar 2 minuter att besvara. Undersökningen ger möjlighet till reflektion över styrelsens effektivitet och resultat. Men om du vill ha en djupgående analys av din styrelse erbjuder vi styrelseutvärderingar. En ordentlig utvärdering hjälper dig och ditt team att prioritera och optimera styrelsearbetet.