Styrelser sammanträder några gånger per år. Vid varje styrelsemöte finns det flera beslut att fatta och ämnen att ta upp. Många styrelser behöver därför effektivisera sina möten för att hinna med alla sina åtaganden inom utsatt tid. Så hur kan en styrelse säkerställa effektiva möten?
I den andra delen av vår artikelserie "Den strategiska styrelsen" tittar vi närmare på hur du förbereder dig inför själva mötet, vad du ska tänka på under själva mötet och hur du kan följa upp det på ett bra sätt - allt för att säkerställa effektiva styrelsemöten.
Varför ska styrelsemöten vara effektiva?
Styrelsemöten måste vara effektiva av flera skäl. För det första finns det alltid en tidsbegränsning för mötena och samtidigt kan styrelseledamöterna ha andra styrelseåtaganden eller uppdrag. Följden blir att styrelseledamöterna ofta har ett pressat schema med litet utrymme för flexibilitet och förändringar.
För det andra ligger en viktig del i ansvaret att strategiskt leda bolaget framåt. Om styrelsemötena är ineffektiva finns det en risk att bolaget missar potentiella möjligheter, momentum och i grunden förlorar konkurrensfördelar, vilket kan påverka bolagets resultat.
Slutligen anger styrelsen och ledningsgruppen tonen för företagets kommunikation. Effektiva möten säkerställer också att kommunikationen och interaktionen mellan styrelseledamöterna kommer att påverka VD, ledningsgrupp och i huvudsak resten av organisationen.
Vad gör styrelsemöten effektiva?
- Varje möte ska leda till önskade resultat.
- Fatta beslut om alla punkter på dagordningen.
- Mötena bör omfatta alla punkter på dagordningen.
- Alla deltagare förstår mötesprocessen.
- Alla medlemmar deltar i diskussionerna och bidrar.
- Det finns en tydlig uppföljning från tidigare möten.
- Det sker en uppföljning direkt efter att mötena avslutats.
Vilka olika faktorer kan främja effektiva styrelsemöten?
I nästa avsnitt kommer vi att diskutera olika aspekter som kan bidra till att främja effektiva styrelsemöten. Det är olika faktorer som går att påverka och förbättra inom en styrelse och som kommer att hjälpa dig och din styrelse i ert strategiska arbete.
Förberedelser
Med tanke på den ofta låga frekvensen av möten är förberedelser för möten avgörande. En utgångspunkt är att börja förberedelserna med att förankra det kommande mötet i det föregående. Genom att följa upp tidigare möten finns det ett system som illustrerar hur väl styrelsen lyckas med sina strategiska beslut. Detta innebär att de får en överblick över vilka strategiska beslut som omvandlas till operativa åtgärder.
En annan viktig punkt är att alla ledare bör vara väl förberedda. Det gör man genom att känna till mötesagendan och ha tillräckligt med tid för att läsa igenom eventuella rapporter och bilagor. Detta kräver också att de som ansvarar för dokumentationen skickar ut den i rimlig tid före mötet så att ledamöterna hinner sätta sig in i innehållet.
Dagordningen för mötet
Mötesagendan är kanske den punkt som de flesta tror är mest avgörande för ett effektivt möte - vilket delvis är sant. Mötesagendan spelar en stor roll för hur mötena utvecklas. En tydlig dagordning hjälper medlemmarna att förbereda sig inför mötet. Om dagordningen följer samma struktur förenklas också mötesordningen eftersom alla ledamöter är medvetna om mötets olika procedurer. För styrelser som sammanträder sällan är en tydlig struktur till hjälp, medan styrelser som sammanträder oftare har nytta av en systematisk process.
Olika punkter som är viktiga för en tydlig agenda:
- Om det finns tid kan du avsätta tid för att mingla och diskutera saker som inte är relevanta för själva styrelsemötet. På så sätt kan styrelsen "värma upp" och fokusera på frågorna utan att tappa bort sig i mötet.
- Dagordningen bör innehålla alla punkter som ska diskuteras under mötet, med en tidsplan för varje punkt.
- Av dagordningen bör det framgå vilka personer som är ansvariga för respektive ämne.
- Organisera mötesagendan efter hur relevanta och brådskande vissa punkter är.
- Agendan bör vara förankrad i de ämnen som beslutats för styrelsens årsplan (diskuteras i ett senare avsnitt).
Deltagande
För att styrelsemötena ska vara produktiva krävs att ledamöterna deltar aktivt. Detta innebär å ena sidan en tydlig och strukturerad mötesledning från ordförandens sida. Det kräver att han/hon har färdigheter i mötesledning. Ordföranden bör bland annat vara en skicklig kommunikatör som kan moderera mötet. Detta inkluderar att hantera kommunikationsklimatet, identifiera konflikter och delegera ordet på ett rättvist sätt. Ordföranden bör också vara öppen för feedback.
Å andra sidan innebär styrelseledamöternas deltagande att de är medvetna om verksamheten och följer dess utveckling och processer. Ökad förståelse för organisationen ökar också deltagandet i styrelsemöten; informerade styrelseledamöter fattar bättre strategiska beslut och har lättare att delta i mötesdiskussionerna.
För att öka engagemanget och förståelsen för organisationen kan styrelseledamöterna också delta i ledningsgruppens möten. Detta ökar förståelsen för hur styrelsens strategiska beslut omsätts i operativa åtgärder och minskar därmed klyftan mellan styrelsen och ledningen. Det ökar också förståelsen för organisationen som helhet.
Beslutsfattande
Du bör basera beslutsfattandet på diskussion, vilket är nära kopplat till den föregående punkten, deltagande. Diskussionen under mötet bör fokusera på de viktigaste ämnena som är relevanta för företagets framgång och tillväxt. Styrelseledamöterna bör ha möjlighet att uttrycka sina åsikter och tankar om varje ämne på dagordningen, och alla synpunkter bör beaktas. En rimlig riktlinje för styrelsemötets diskussion är att tala 3/4 om företagets framtid och ankare 1/4 av den tidigare verksamheten och andra frågor.
Ett effektivt styrelsemöte bör resultera i konkreta beslut som för företaget framåt. Fatta beslut genom omröstning eller konsensus. Det är också viktigt att du dokumenterar alla beslut i mötesprotokollet och att du skapar en åtgärdslista med möjliga punkter och olika ansvarsområden.
Helårsperspektiv
För att knyta ihop styrelsens arbete är det strategiskt att införa ett helårsplaneringsperspektiv. Detta ger en tydlig överblick över de åtgärder och aktiviteter som styrelsen har under året. Genom att införa årsplanering får ni som styrelse klarhet i vilka fokusområden ni tar upp under specifika möten och säkerställer därmed att ni arbetar framåt med en plan utan att fastna i diskussioner eller specifika ämnen. Olika fokusområden kan vara styrning, GDPR, budget, riskanalys, styrelseutvärdering, hållbarhet och granskning av årsredovisningen för att nämna några.
Hur kan vi hjälpa till?
Governance@work hjälper VD:ar, styrelser och ledningsgrupper att få kontroll över bolagsstyrningen. Genom en digital situationsanalys får du en överblick över dina förbättringsområden och din potential. Formatet är helt digitalt och kan enkelt säkerställa en konsekvent process över tid. Läs mer om våra olika utvärderingar och hur de kan hjälpa dig, eller kontakta oss om du vill veta mer.