Styrelseutvärderingar är nödvändiga för många företag. Det är dock få styrelseledamöter som inser det värde som utvärderingsprocessen kan generera. Det finns flera sätt att genomföra en styrelseutvärdering och i den här artikeln kommer vi att presentera fyra förslag så att du kan komma igång med att bygga en högpresterande styrelse.
Olika typer av styrelseutvärderingar
Att genomföra framgångsrika styrelseutvärderingar är avgörande för en fungerande styrning, vilket gör det till en nödvändig aktivitet för de flesta företag. Utvärderingen kan dock göras på olika sätt, vilket illustreras nedan.
Intern-fysisk:
En intern-fysisk utvärdering genomförs av styrelseledamöterna själva. Utvärderingen kan ske i form av en intervju eller ett öppet möte där olika ämnen diskuteras. Utvärderingen måste förberedas noggrant för att ge resultat som kan omsättas i handling. Eftersom utvärderingen är fysisk är det oftast svårt att få konkreta resultat. Likaså finns det en risk att medlemmar inte vill lämna ut känslig information, eftersom det är svårt att vara helt anonym. Vidare kan denna typ av utvärdering vara tidskrävande i den meningen att den kräver noggranna förberedelser och även fysisk bearbetning av resultaten efteråt.
Intern-digital:
Den interna digitala utvärderingen både skapas och genomförs internt av styrelseledamöterna. Den interna digitala utvärderingen görs ofta som en online-enkät med hjälp av verktyg som surveymonkey eller google forms. Denna typ av utvärdering gör det enkelt att utvärdera svaren och de är digitaliserade. En annan positiv aspekt är att alla deltagare kan svara privat, vilket garanterar säkra och trovärdiga resultat. Processen med att skapa formulären och även utvärdera resultaten görs dock internt, vilket kan leda till partiskhet i hur resultatet presenteras.
Extern-fysisk:
Den externa fysiska utvärderingen innebär att man tar in en tredje part, vanligtvis ett styrelsekonsultföretag som genomför intervjuer med enskilda styrelseledamöter och delar ut undersökningsformulär som fylls i av styrelseledamöterna. Sammantaget är det ganska likt den interna fysiska utvärderingen i det sätt som den genomförs. Det är dock lättare att göra detta utvärderingsformat mer transparent eftersom det administreras av en extern part. En nackdel med detta format är att det ofta kräver en stor finansiell investering och därför inte är särskilt väl lämpat för små och medelstora företag där budgeten ofta är snäv.
Extern-digital:
En extern-digital utvärdering görs genom att arbetet läggs ut på en tredje part. Detta omfattar både skapandet av utvärderingen och bearbetningen av resultaten. Genom att utföra en digital extern utvärdering får du fördelarna med den externa fysiska utvärderingen och den interna digitala utvärderingen. Den tredje parten kommer att öka transparensen i utvärderingen medan den digitala delen kommer att möjliggöra full anonymitet. Även om den externa digitala utvärderingen kräver mer resurser än en intern utvärdering är den betydligt billigare än den externa fysiska. En nackdel med en extern-digital utvärdering är att den ofta saknar de djupgående intervjuerna med varje styrelseledamot.
De viktigaste faktorerna för en framgångsrik styrelseutvärdering
Som framgår av avsnittet ovan kan en styrelseutvärdering ta många olika former, vilket också gör att den består av olika komponenter. Nedan har vi listat vad vi anser vara de mest avgörande delarna för att genomföra en framgångsrik utvärdering. Dessa aspekter är bra att ha i åtanke när man gör en styrelseutvärdering.
1. Kommunicera värdet av bedömningen
Se till att alla chefer är medvetna om fördelarna med utvärderingen. Det innebär att man kommunicerar varför utvärderingen ska göras och vad man vill uppnå med resultaten. Genom att göra detta ökar du chansen att få medlemmar som följer reglerna, men också att du strävar efter att få konkreta resultat. När utvärderingen görs på rätt sätt kan resultaten införlivas i ett arbetsdokument som beskriver viktiga förbättringsområden.
2. Presentera resultaten på ett tydligt sätt
För att kunna fatta bra beslut baserat på resultatet av utvärderingen är det viktigt att presentera resultatet så att alla förstår vad det handlar om. Detta kan göras genom att illustrera uppgifterna på olika sätt. Vi rekommenderar starkt att man använder lämplig grafik för att visa de olika områdena. När siffror konkretiseras i bildmaterial blir förståelsen större.
3. Gör en genomförbar plan
Det är en sak att kryssa i rutan för en utvärdering. Det är en annan sak att faktiskt vidta åtgärder baserat på resultatet. Vi rekommenderar att man identifierar fem viktiga förbättringsområden för den kommande perioden och genomför en handlingsplan för hur man faktiskt ska förbättra sig i dessa frågor. Detta ger en bra grund för det fortsatta styrelsearbetet och hjälper till att lägga upp strategier och prioritera de aktuella frågorna. Helst görs detta i ett workshopformat där alla inblandade parter samlas och diskuterar de aktuella frågorna. Att göra det tillsammans kommer att öka engagemanget och skapa samsyn i teamet.
4. Uppföljning för att säkerställa konsekvens över tid
Det är viktigt att jämföra resultatet med ett etablerat riktmärke. Därför bör samma frågor besvaras varje gång utvärderingen genomförs. På så sätt kan styrelsen på ett enkelt sätt följa upp mål och delmål på ett konstruktivt sätt. Detta ger också en bättre förståelse för hur styrelsens inriktning faktiskt ser ut.
Att ha dessa fyra strategiska komponenter i åtanke när man genomför styrelseutvärderingar kommer sannolikt att ha en positiv inverkan. På kort sikt hjälper komponenterna till att organisera arbetsaktiviteterna, medan de på lång sikt kan bidra till att bygga upp en stabil och konsekvent struktur.
"Men vi har inte tid med en utvärdering av styrelsen..."
Det är något som vi ofta hör när vi pratar med kunder. Vårt enkla motargument är vanligtvis "Ni har inte tid att strunta i att göra en styrelseutvärdering". Styrelsen är deltidsanställd och har ofta ett pressat schema. Det innebär att när de väl träffas är det viktigt att vara så effektiv som möjligt. Genom att ha en handlingsplan som baseras på data från utvärderingen kommer era prioriteringar att bli tydligare. Dessutom kommer ni att bli betydligt mer effektiva när ni träffas och arbetar med de komplexa styrelsefrågorna.
Förbered ditt företag för framgång
Förhoppningsvis har du förstått vikten av en ordentlig styrelseutvärdering och är redo att ta de första stegen mot förbättrad effektivitet i din styrning. Teamet på Governance@Work guidar dig mer än gärna genom processen och hjälper dig med externa digitala utvärderingslösningar. Vi föreslår att du hämtar inspiration från vår testutvärdering för att veta vilken typ av frågor du ska ställa, som du hittar här. Vi har också en eGuide om effektiv styrning som du hittar här.