Hur vet du vilken styrelseutvärdering som är bäst för din styrelse? Ett företags långsiktiga resultat beror på många saker: produkt-marknads-anpassning, konkurrens, effektivitet i verksamheten med mera. En faktor som ibland förbises är styrningsstrukturen och hur den fungerar. En välfungerande styrelse kan vitalisera vårt sätt att tänka och agera och leda företaget i en mer lönsam riktning. En väl fungerande styrelse är en värdefull tillgång, så hur utvärderar man styrelsens arbete? Det är ämnet för denna artikel.
Varför ökar efterfrågan på styrelseutvärderingar?
Behovet av utvärderingar av bolagsstyrningen ökar, delvis på grund av ett mer professionellt förhållningssätt till bolagsstyrning bland styrelser, VD:ar och ledningsgrupper ända ut till enskilda medarbetare. I denna artikel fokuserar vi på vikten av att utvärdera styrelsens arbete.
Företag som är samordnade hela vägen från årsstämman till medarbetarna presterar bättre. Ett framgångsrikt företag bygger på många synkroniserade och välfungerande delar och processer. Styrelsen är en av dessa och består av personer med relevant erfarenhet för den situation som företaget befinner sig i. I bästa fall kan en mängd olika kompetenser täcka många av de aspekter som behövs för att driva företaget framåt. En fråga som ofta väcks inom företaget är om styrelsen gör ett bra jobb och på vilket sätt deras arbete kan förbättras?
Chansen är stor att du som läser detta har erfarenhet av styrelsearbete. Om så är fallet, och särskilt om du har suttit i flera styrelser, vet du att vissa styrelser fungerar bra och ger vägledning till företagets operativa kärna, medan andra styrelser med till synes lika kompetenta personer inte fungerar lika bra. Det kan finnas en mängd olika skäl till att detta kan hända, och den här artikeln handlar om botemedel istället för problem.
Vad finns det för behov av utvärderingar av styrelsens arbete?
Utvärderingar behövs för att analysera prestationer och för att förbättra ett nuläge. Detta påstående gäller även för styrelser. Utvärderingen kan omfatta en mängd olika frågor. Från ren administration, om materialet är korrekt och skickas ut i god tid före mötena, till styrelsens sammansättning och ordförandens kompetens att leda mötena. Genom att utvärdera dessa kritiska frågor kan styrelsen systematiskt förstå sina styrkor och svagheter och samtidigt hitta kreativa och reflekterande sätt att förbättra sig.
Hur ofta bör en styrelseutvärdering ske?
Den naturliga frekvensen för styrelseutvärderingar är på årsbasis, för att tillhandahålla dokumentation för styrelsens valberedning och för styrelsen själv. En tumregel är att göra utvärderingen 3 månader före årsstämman. Flera styrelser vill dock bli ett högpresterande team och gör därför kontinuerliga utvärderingar på halvårs- eller kvartalsbasis. Hur ofta är det mer ett beslut som styrelsen måste fatta på egen hand, och vad är syftet med utvärderingarna? Nyckeln kommer att vara att faktiskt vidta åtgärder utifrån utvärderingarna.
Gör det själv eller hitta en leverantör för utvärdering av brädor?
Utvärderingar kan antingen göras på egen hand eller av en extern leverantör. Fördelen med att göra den själv är att vi kan skräddarsy den efter våra specifika behov, nackdelarna är bland annat att det finns en viss risk för partiskhet i förhållande till de frågor som ställs och att anonymiteten går förlorad. Fördelen med att använda en leverantör är att vi får en utomstående syn och ärliga svar tack vare anonymiteten. Detta är bara några exempel, och listan kan göras lång med hur leverantörer ofta kan leverera utvärderingarna i ett digitalt format, vilket kan göra det lättare att följa styrelsens utveckling över tid.
Vad bör utvärderingar av digitala tavlor innehålla?
En utvärdering består av tre olika faser som kan användas när du utvärderar leverantörer.
- Samling
- Analys
- Presentation.
Insamlingen handlar om användarvänlighet och efterlevnad av bestämmelser som GDPR. En leverantör bör följa alla aspekter av datainsamlingen. Med tiden har datainsamlingsfasen blivit allt viktigare för att säkerställa en hög svarsfrekvens.
Analys handlar om att omvandla en stor mängd data till fakta, helst fakta som går att använda i praktiken. Ändå är det många utvärderingsverktyg som bara sammanställer data, vilket ofta lämnar styrelsen med en massa frågor att besvara. Resultaten lämnas i mörkret, utan några slutsatser eller insikter som kan leda till åtgärder. Externt granskade slutsatser kan utgöra en utmärkt grund för den interna diskussionen om förbättringar.
Presentationen innehåller ofta en rapport, skriftlig eller muntlig. Leverantörerna utformar rapporterna på helt olika sätt. Vissa verkar arbeta enligt principen - ju mer desto bättre - och du får en tjock rapport som ofta bara innehåller data. Andra leverantörer är mer noggranna och omvandlar data till slutsatser. De bästa leverantörerna kommer att ge dig en mycket komprimerad rapport som innehåller både data och slutsatser och som kan följa styrelsens utveckling över tiden.
Hur hittar man en leverantör för de bästa styrelseutvärderingarna?
Du kan hitta rudimentära frågeformulär i applikationer för styrelseadministration såsom Boardmanual, admincontrol och liknande. Styrelseutvärderingar är dock inte deras kärnprodukt eller tjänst och kvaliteten kan ifrågasättas. Många leverantörer kan hittas bara genom att googla "styrelseutvärderingar" eller "styrelseutvärderingsverktyg", och resultaten bidrar ofta till en spelbok eller ett frågeformulär som man kan följa på egen hand. Detta kan också ge en omfattande utvärdering av prestationen.
Hur väljer man leverantör för bästa styrelseutvärderingar?
Det första beslutet du måste fatta är om du ska göra det själv eller anlita en professionell leverantör. För den som funderar över kostnaderna är kostnaden för en utvärdering av en bräda 1% av brädans pris. Värdet av utvärderingen uppväger vanligtvis kostnaden många gånger om. Val av leverantör kan göras genom att förstå de tre faserna i processen: insamling, analys och presentation. Hur viktiga är dessa tre aspekter för dig och hur väl presterar de olika leverantörerna i dessa dimensioner?
Här är några frågor som du kan tänka på när du samlar in information om olika utvärderingar (insamlingsfasen):
- Hur lätt är det att svara på frågorna?
- Är frågorna eller påståendena lätta att förstå?
- Kan vi skräddarsy fritextfrågor som är relevanta för oss just nu?
- Kan leverantören påminna respondenterna individuellt om de inte har svarat?
- Är verktyget GDPR-kompatibelt?
Här är några frågor att tänka på inför analysfasen:
- Är frågorna eller påståendena skrivna på ett sätt som gör det möjligt att dra konkreta och handlingsbara slutsatser?
- Kommer leverantören att förse dig med en prioriterad lista över förbättringar?
- Kan du enkelt jämföra resultaten från utvärderingen med förra årets resultat?
Här är några frågor att ta ställning till för hur presentationen av resultaten kan göras:
- Kan du välja både skriftlig och muntlig presentation av resultaten?
- Innehåller presentationen rådata?
- Innehåller presentationen analys och slutsatser?
- Är slutsatserna handlingsbara?
- Är den skriftliga rapporten kortfattad - helst 5 sidor eller mindre?
Hur kan vi hjälpa dig?
Om du är intresserad av att få hjälp av en leverantör av styrelseutvärderingar så finns vi här för att hjälpa dig! På Governance@work erbjuder vi olika utvärderingar för styrelse, ledningsgrupp och VD. De kan göras individuellt, men också tillsammans, vilket ger ett 360*-perspektiv på hur ni sköter er styrning. Om du är intresserad, kontakta oss för att få veta mer!